Urząd Gminy Nowy Duninów

Procedura zgłoszeń zewnętrznych w Urzędzie Gminy w Nowym Duninowie

Od 25 grudnia 2024 r. możliwe jest dokonywanie zgłoszeń zewnętrznych w ramach procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych przyjętych przez Wójta Gminy Nowy Duninów

Pełna treść procedury jest dostępna poniżej. Zachęcamy do zapoznania się z poniższymi informacjami przed podjęciem decyzji o dokonaniu zgłoszenia.

DANE KONTAKTOWE UMOŻLIWIAJĄCE DOKONANIE ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNEGO
Zgłoszenie zewnętrzne Wójtowi Gminy Nowy Duninów może być przekazane:
1) pisemnie w postaci elektronicznej – za pośrednictwem platformy, o której mowa w § 1 ust. 1 pkt 1, korzystając z formularza:
https://app.sygnali.pl/#/form/zgloszenia_naruszen_nowy_duninow
2) pisemnie w postaci papierowej – na podany niżej adres, w zamkniętej kopercie z dopiskiem: „Zgłoszenie naruszenia do rąk własnych koordynatora”;
3) ustnie – podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego na wniosek sygnalisty w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku.
Adres do korespondencji:
Urząd Gminy w Nowym Duninowie
ul. Osiedlowa 1
09-505 Nowy Duninów
Formularz pisemnego zgłoszenia zewnętrznego - pobierz doc,       pobierz pdf

WARUNKI OBJĘCIA SYGNALISTY OCHRONĄ
Sygnalista podlega ochronie określonej w ustawie o ochronie sygnalistów od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
Informacją o naruszeniu prawa w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów jest informacja, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące naruszenia prawa, do którego doszło lub dojdzie w podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą. Przez kontekst związany z pracą należy rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym w ramach, których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych.
Ustawa o ochronie sygnalistów obejmuje ochroną jedynie osoby dokonujące zgłoszenia dotyczącego naruszenia prawa w zakresie:
1) korupcji;
2) zamówień publicznych;
3) usług, produktów i rynków finansowych;
4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6) bezpieczeństwa transportu;
7) ochrony środowiska;
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9) bezpieczeństwa żywności i pasz;
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11) zdrowia publicznego;
12) ochrony konsumentów;
13) ochrony prywatności i danych osobowych;
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.

TRYB POSTĘPOWANIA MAJĄCY ZASTOSOWANIE W PRZYPADKU ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNEGO
Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego do Wójta Gminy Nowy Duninów bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
Po przyjęciu zgłoszenia zewnętrznego dokonuje się wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego, polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Wójta Gminy Nowy Duninów, a jeżeli nie należy - na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
W przypadku, gdy zgłoszenie zewnętrzne dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania Wójta Gminy Nowy Duninów przekazuje się zgłoszenie zewnętrzne niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych oraz informuje o tym sygnalistę. Jeżeli zgłoszenie zewnętrzne nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa odstępuje się od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, informując sygnalistę o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, podając jednocześnie ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia.
W przypadku, gdy zgłoszenie zewnętrzne dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Wójta Gminy Nowy Duninów - rozpatruje się zgłoszenie zewnętrzne.
W ramach rozpatrzenia zgłoszenia zewnętrznego podejmuje się, z zachowaniem należytej staranności, działania następcze, a następnie przekazuje sygnaliście informację zwrotną. Wójt Gminy Nowy Duninów informuje sygnalistę, także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.
Wójt Gminy Nowy Duninów może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym. Informuje wówczas sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.
Wójt Gminy Nowy Duninów może zwrócić się do sygnalisty, na podany przez niego adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich
przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości odstępuje się od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.
Wójt Gminy Nowy Duninów przesyła sygnaliście niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, potwierdzenie jego przyjęcia chyba, że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie albo Wójt Gminy Nowy Duninów ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.

WAŻNE! Anonimowe zgłoszenia zewnętrzne, niezawierające imienia i nazwiska oraz adresu do kontaktu, pozostawia się bez rozpatrzenia. W odniesieniu do takich zgłoszeń możliwe jest stosowanie przepisów odrębnych.
Wójt Gminy Nowy Duninów ustalił procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w Urzędzie Gminy w Nowym Duninowie.

Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych - pobierz pdf

• Załącznik nr 1 do Procedury - pobierz pdf
• Załącznik nr 2 do Procedury - pobierz pdf
• Załącznik nr 3 do Procedury - pobierz pdf
• Załącznik nr 4 do Procedury - pobierz pdf
• Załącznik nr 5 do Procedury - pobierz pdf
• Załącznik nr 6 do Procedury - pobierz pdf

TERMIN PRZEKAZANIA INFORMACJI ZWROTNEJ, RODZAJ I ZAWARTOŚĆ TAKIEJ INFORMACJI
Przez informację zwrotną należy rozumieć przekazywaną sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych przez Wójta Gminy Nowy Duninów działań następczych i powodów takich działań.
Wójt Gminy Nowy Duninów przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, a w uzasadnionych przypadkach - w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego - po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu 3 miesięcy. Sygnalistę informuje się także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.
W celu skutecznego przekazania informacji zwrotnej sygnalista podaje adres do kontaktu.

ZASADY POUFNOŚCI MAJĄCE ZASTOSOWANIE DO ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH
Ustalona procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz związane z ich przyjmowaniem przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem zewnętrznym nieupoważnionym osobom, a także zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie. Ochrona poufności tożsamości tych osób dotyczy informacji na podstawie, których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.
Kanały komunikacji przyjęte na potrzeby przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych są niezależne od kanałów komunikacji wykorzystywanych w ramach zwykłej działalności Wójta Gminy Nowy Duninów i zapewniają kompletność, poufność i integralność danych, w tym ich zabezpieczenie przed dostępem osób nieupoważnionych.
Wójt Gminy Nowy Duninów upoważnił spośród pracowników Urzędu Gminy w Nowym Duninowie osoby uprawnione do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, dokonywania ich wstępnej weryfikacji, podejmowania działań następczych oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych, kontaktu z sygnalistą w celu przekazywania informacji zwrotnych i - w razie potrzeby - zwracania się o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w zakresie przekazanych informacji, jakie mogą być w jego posiadaniu, a także przekazywania zainteresowanym osobom informacji na temat procedury zgłoszeń zewnętrznych. Pracownicy ci są obowiązani do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskali w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych lub podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy.

ZASADY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom chyba, że za wyraźną zgodą sygnalisty.
W przypadku, gdy ujawnienie danych osobowych sygnalisty jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie,
której dotyczy zgłoszenie, przed dokonaniem ujawnienia danych osobowych sygnalisty, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych chyba, że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.
Po otrzymaniu zgłoszenia zewnętrznego Wójt Gminy Nowy Duninów przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia tego zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia zewnętrznego, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
Przepisu art. 14 ust. 2 lit. f rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm. ), zwanego dalej „rozporządzeniem RODO”, nie stosuje się, chyba że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.
Przepisu art. 15 ust. 1 lit. g rozporządzenia RODO w zakresie przekazania informacji o źródle pozyskania danych osobowych nie stosuje się chyba, że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów albo wyraził wyraźną zgodę na takie przekazanie.
Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych są przechowywane przez Wójta Gminy Nowy Duninów przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
Wójt Gminy Nowy Duninów usuwa dane osobowe związane ze zgłoszeniem po upływie okresu przechowywania, za wyjątkiem sytuacji, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowo-administracyjnych.
Wójt Gminy Nowy Duninów jest administratorem w zakresie danych osobowych podanych w zgłoszeniu zewnętrznym, które zostało przyjęte przez ten organ, jak też administratorem danych osobowych zgromadzonych w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych, obejmującym m.in. dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób. Dane osobowe zawarte w tym rejestrze są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

KLAUZULA INFORMACYJNA dla sygnalisty, który dokonał zgłoszenia zewnętrznego - pobierz pdf
KLAUZULA INFORMACYJNA dla sygnalisty, którego zgłoszenie przesłał RPO lub inny organ - pobierz pdf

CHARAKTER DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH PODEJMOWANYCH W ZWIĄZKU ZE ZGŁOSZENIEM ZEWNĘTRZNYM
W ramach rozpatrzenia zgłoszenia zewnętrznego Wójt Gminy Nowy Duninów podejmuje, z zachowaniem należytej staranności, działania następcze, czyli działania w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu zewnętrznym oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia.
Czynności podjęte na skutek zgłoszenia sygnalisty zmierzają do zapobieżenia lub usunięcia skutków naruszenia prawa oraz dokonania adekwatnych działań naprawczych.

ŚRODKI OCHRONY PRAWNEJ I PROCEDURY SŁUŻĄCE OCHRONIE PRZED DZIAŁANIAMI ODWETOWYMI ORAZ DOSTĘPNOŚĆ POUFNEJ PORADY DLA OSÓB ROZWAŻAJĄCYCH DOKONANIE ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNEGO
Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
Działania odwetowe mogą polegać w szczególności na odmowie nawiązania stosunku pracy, wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy, obniżeniu wysokości
wynagrodzenia za pracę, wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu, pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń, przeniesieniu na niższe stanowisko pracy, zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych, niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy, negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy, przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu, mobbingu, dyskryminacji, niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu, a także wypowiedzeniu umowy, której stroną jest sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia.
Za działania odwetowe uważa się także próbę lub groźbę zastosowania wymienionego środka.
Na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie nie jest działaniem odwetowym.
Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania.
Nie można zrzec się praw związanych z ochroną sygnalisty, ani przyjąć na siebie odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu dokonania zgłoszenia zewnętrznego. Nie dotyczy to przyjęcia odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu świadomego zgłoszenia nieprawdziwych informacji.
Postanowienia aktów prawnych, takich jak układy zbiorowe pracy, porozumienia zbiorowe oraz regulaminy i statuty określające prawa i obowiązki stron stosunku pracy, w zakresie, w jakim bezpośrednio lub pośrednio wyłączają lub ograniczają prawo do dokonania zgłoszenia zewnętrznego lub przewidują stosowanie środków odwetowych, nie obowiązują.
Postanowienia umów o pracę oraz innych aktów na podstawie, których powstaje stosunek pracy lub które kształtują prawa i obowiązki stron stosunku pracy, umów oraz innych aktów na podstawie, których jest świadczona praca lub usługi, są dostarczane towary lub jest dokonywana sprzedaż w zakresie, w jakim bezpośrednio lub pośrednio wyłączają lub ograniczają prawo do dokonania zgłoszenia zewnętrznego lub przewidują stosowanie środków odwetowych, są nieważne.
Przepisy o ochronie sygnalisty stosuje się odpowiednio do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, osoby powiązanej z sygnalistą oraz do osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej.
Zgodnie z przepisami ustawy o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej, osobie chcącej dokonać zgłoszenia naruszenia prawa w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów przysługują nieodpłatna pomoc prawna i nieodpłatne poradnictwo obywatelskie. Tego rodzaju pomoc i poradnictwo udzielane są w punktach dostępnych dla mieszkańców danego powiatu. Listę punktów, w których udzielana jest nieodpłatna pomoc prawna i nieodpłatne poradnictwo obywatelskie sporządza i aktualizuje starosta.

WAŻNE! Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia.

WARUNKI OCHRONY SYGNALISTY PRZED PONOSZENIEM ODPOWIEDZIALNOŚCI ZA NARUSZENIE POUFNOŚCI
Dokonanie zgłoszenia zewnętrznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy o sygnalistach1 pod warunkiem, że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie zewnętrzne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego takiej odpowiedzialności, sygnalista może wystąpić o jego umorzenie.
Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia zewnętrznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności sygnalisty pod warunkiem, że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.
1 Zgodnie z art. 5 ustawy o sygnalistach, ustawy tej nie stosuje się m.in. do informacji objętych: przepisami o ochronie informacji niejawnych oraz innych informacji, które nie podlegają ujawnieniu z mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego ze względów bezpieczeństwa publicznego, tajemnicą zawodową zawodów medycznych oraz prawniczych, tajemnicą narady sędziowskiej, a także postępowaniem karnym w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności.

ZACHĘTA DO KORZYSTANIA Z PROCEDURY ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH
Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego. Przed dokonaniem zgłoszenia zewnętrznego warto jednak rozważyć dokonanie zgłoszenia wewnętrznego. W przypadku zgłoszenia wewnętrznego istnieje szansa na szybsze wyeliminowanie naruszenia prawa, a podmiot w którym doszło do tego naruszenia będzie mógł sprawniej działać, aby zapobiegać pojawianiu się podobnych nieprawidłowości w przyszłości.

DANE KONTAKTOWE RZECZNIKA PRAW OBYWATELSKICH
Organem właściwym do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych jest również Rzecznik Praw Obywatelskich.
Kontakt do Rzecznika Praw Obywatelskich:
Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich
al. Solidarności 77
00-090 Warszawa
informacyjna linia obywatelska - tel.: 800 676 676
tel. centrali: (22) 55 17 700
fax: (22) 827 64 53
biurorzecznika@brpo.gov.pl
e-PUAP (Elektroniczna Skrzynka Podawcza): /RPO/SkrytkaESP